Arbeitsrhythmus – mehr als nur Zeitmanagement
In der Erwachsenenbildung ist der „Arbeitsrhythmus“ mehr als ein Zeitplan – er beschreibt die Qualität der Abstimmung zwischen Menschen, Prozessen und Strukturen.
Bedeutung eines guten Arbeitsrhythmus
Ein gut funktionierendes Team in der Erwachsenenbildung braucht einen Arbeitsrhythmus, der zum Auftrag, zu den Zielgruppen und zu den Kompetenzen der Mitarbeitenden passt. Gemeint ist damit die stimmige Verzahnung und Synchronisation von:
- Klaren Abläufen und Zuständigkeiten
- Realistischen Zeitfenstern für Planung, Durchführung und Reflexion
- Einer sinnvollen und vor allem abgestimmter Rollenteilung im Team
- Den tatsächlichen Anforderungen der Bildungspraxis (z. B. heterogene Gruppen, projektbasierte Formate, hybride Lernsettings)
Wenn dieser Rhythmus stimmt, entsteht ein „Flow“: Die Arbeit wirkt koordiniert, planbar und zugleich anpassungsfähig. Ist er jedoch gestört, zeigt sich das oft durch Reibungsverluste, Missverständnisse, wiederkehrenden Stress oder Ineffizienz.
Typische Herausforderungen in der Erwachsenenbildung
- Unterschiedliche Zeittakte von Lehrpersonal, pädagogischem und psychologischem Personal, Verwaltung und Projektleitung (z. B. bei Kursplanung, Prüfungsorganisation, individuelle Förderplanung, Teilnehmerkommunikation).
- Hohe Flexibilität der Angebote (z. B. Einzelcoachings, Gruppen-Veranstaltungen, psycho-soziale Angebote, aufsuchende Sozialarbeit, Schulungen, Beratung, hybride Lernformate) bei gleichzeitig wenig abgestimmten Prozessen.
- Unterschiedliches Selbstverständnis im Team (z. B. pädagogische vs. administrative Rollen, pädagogische vs. psychologische Rollen).
- Unterschiedliche Arbeitsgegenstände der Akteure führen zu unterschiedlichen Prioritäten: präzise und fehlerfreie Unterlagen für die Verwaltung, Lösen der Teilnehmeranliegen für die Pädagog*innen.
- Fehlende Zeitfenster für Dokumentation, Nachbereitung, Austausch oder Qualitätsentwicklung.
- Unterschiedliche Stakeholder: Nicht nur die Teilnehmenden und Auftraggeber*innen, sondern auch die Versorgungsstruktur ist von Ort zu Ort unterschiedlich.
Bedarfsträger*innen bringen manche individuelle Wünsche, die an ihre Kunden und Verwaltungsstrukturen angepasst sind. - Unterschiedliche Phasen des Auftrags benötigen unterschiedliche Fähigkeiten und Vorgehen: befinden sich die Teilnehmenden in der Praktikumsakquise, in der Wissensvermittlung oder in der Motivationsphase?
- Das Hauptziel der Aufträge ist oft unterschiedlich – Sollen die Teilnehmenden in Ausbildung oder in Arbeit vermittelt werden? Oder sollen sie zu einer Therapieaufnahme motiviert werden?
Leitfragen zur Reflexion des Arbeitsrhythmus
- Stimmen unsere internen Abläufe mit den Anforderungen der Kursteilnehmenden und der Auftraggeber*innen überein?
- Haben alle Beteiligten Klarheit über ihre Rolle und Verantwortung?
- Stimmen sich die Verantwortlichen regelmäßig zwischen den Phasen der Planung, Durchführung und Auswertung ab?
- Ist die Balance zwischen Flexibilität (für individuelle Teilnehmende) und Verlässlichkeit (für das Team) gegeben?
- Haben alle das Ziel des Auftrags verinnerlicht und ihre Aktivitäten danach ausgerichtet?
Praxisimpulse speziell für die Erwachsenenbildung
- Rhythmusanalyse im Team: z. B. durch einen Workshop „Was passt gut – was hakt im Alltag?“.
- Synchronisation von Schnittstellen: z. B. regelmäßige kurze Abstimmungen zwischen Verwaltung, Kursleitung und pädagogischem Team.
- Klare Phasenstruktur in Projekten: Planung – Durchführung – Evaluation – Transfer.
- Zeitpuffer einplanen: z. B. für Reflexion, Dokumentation, individuelle Teilnehmeranliegen.
- Transparente Rollenverteilung: Wer ist Ansprechperson für was – auch bei kurzfristigen Anfragen oder digitalen Formaten?
- Verständnis des Auftrags: Was ist das Ziel der Maßnahme und was muss gemacht werden, um es zu erreichen?
Fazit
Ein stimmiger Arbeitsrhythmus in der Erwachsenenbildung bedeutet nicht nur eine funktionierende Zeiteinteilung – sondern das gezielte Zusammenspiel von Personen, Abläufen und pädagogischen Anforderungen. Wo dieser Rhythmus passt, arbeiten Teams effizienter, reagieren flexibler auf individuelle Bedarfe und tragen aktiv zur Qualität der Bildungsarbeit bei.
Das könnte Sie interessieren: Big Five Teamcheck; Klarheit in der Führungsrolle
In der Spannung liegt die Haltung!
Ihre Valérie Turbot, die Coachin an Ihrer Seite.
